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안녕하세요.
IT세상입니다. 😊
고객 문의나 신청서를 Google Forms로 받고 있지만, 새로운 응답이 들어왔는지 직접 확인하고 있지는 않으신가요?
설문 응답이 자주 들어오지 않을 때는 가끔 확인해도 문제가 없습니다. 하지만 상담 신청, 협업 문의, 교육 신청처럼 빠른 대응이 중요한 업무라면 확인이 늦어지는 것만으로 기회를 놓칠 수 있습니다.
Google Forms 자체 알림 기능도 사용할 수 있지만, 담당자가 확인하기 편한 제목과 형식으로 응답 내용을 정리해 보내려면 자동화 도구를 연결하는 방법이 유용합니다.
이번 글에서는 Zapier Google Forms 자동화를 이용해 새로운 설문 응답이 제출되면 이름, 이메일, 문의 유형과 문의 내용을 Gmail로 자동 전송해 보겠습니다.
💡 한 줄 요약
Google Forms의 New Form Response 트리거와 Gmail의 Send Email 액션을 연결하면 새로운 설문 응답이 제출될 때마다 담당자에게 자동 알림을 보낼 수 있습니다.
Google Forms의 New Form Response 트리거와 Gmail의 Send Email 액션을 연결하면 새로운 설문 응답이 제출될 때마다 담당자에게 자동 알림을 보낼 수 있습니다.
📌 목차
이번에 만들 Zapier Google Forms 자동화
이번 실습의 자동화 구조는 트리거 하나와 액션 하나로 구성됩니다.
자동화 실행 순서
① 사용자가 Google Forms 문의 양식을 제출합니다.
② Zapier가 새로운 응답을 즉시 감지합니다.
③ 이름, 이메일, 문의 유형과 문의 내용을 가져옵니다.
④ Gmail로 담당자에게 알림 이메일을 보냅니다.
⑤ 담당자는 알림을 확인하고 문의자에게 답변합니다.
② Zapier가 새로운 응답을 즉시 감지합니다.
③ 이름, 이메일, 문의 유형과 문의 내용을 가져옵니다.
④ Gmail로 담당자에게 알림 이메일을 보냅니다.
⑤ 담당자는 알림을 확인하고 문의자에게 답변합니다.
이 자동화는 Google Forms와 Gmail 두 개의 앱만 사용합니다.
Zapier 무료 요금제에서 사용할 수 있는 트리거 1개와 액션 1개의 2단계 Zap 구조이기 때문에 자동화 입문자가 처음 만들어 보기 좋습니다.
Zapier의 Zap, Trigger, Action과 Task 개념은 앞서 작성한 Zapier 소개 글에서 자세히 설명했습니다.
자동화 시작 전 준비할 것
① Zapier 계정
무료 계정으로 시작할 수 있습니다. 이번 실습은 액션 하나만 사용합니다.
② Google 계정
Google Forms, Google Sheets와 Gmail을 사용할 계정을 준비합니다.
③ 알림받을 이메일
테스트 단계에서는 자신의 Gmail 주소를 수신자로 사용하는 것이 안전합니다.
⚠️ 실제 고객 정보로 먼저 테스트하지 마세요
이름과 이메일, 문의 내용에는 임시 정보를 사용하세요. 자동화가 정상적으로 작동하는 것을 확인한 뒤 실제 설문에 적용하는 것이 좋습니다.
이름과 이메일, 문의 내용에는 임시 정보를 사용하세요. 자동화가 정상적으로 작동하는 것을 확인한 뒤 실제 설문에 적용하는 것이 좋습니다.
1단계. Google Forms 문의 양식 만들기
Google Forms에서 새로운 빈 양식을 만들고 제목을 아래와 같이 입력합니다.
설문 제목: 온라인 문의 접수
이번 실습에서는 아래 네 가지 질문을 사용합니다.
| 질문 | 질문 형식 | 필수 여부 |
|---|---|---|
| 이름 | 단답형 | 필수 |
| 이메일 | 단답형 | 필수 |
| 문의 유형 | 객관식 또는 드롭다운 | 필수 |
| 문의 내용 | 장문형 | 필수 |
이메일 응답 형식 확인하기
이메일 질문은 응답 확인 기능을 사용해 이메일 형식만 입력되도록 설정하는 것이 좋습니다.
잘못된 이메일 주소가 저장되면 나중에 문의자에게 자동 회신을 보내도록 확장할 때 오류가 발생할 수 있습니다.
응답을 Google Sheets에 연결하기
Zapier가 Google Forms 응답을 가져오려면 설문의 응답이 Google Sheets에 저장되도록 연결해야 합니다.
응답 시트 연결 순서
① Google Forms 상단의 응답 탭을 누릅니다.
② 초록색 Google Sheets 아이콘을 누릅니다.
③ 새 스프레드시트 만들기를 선택합니다.
④ 파일 이름을 확인하고 만들기를 누릅니다.
⑤ 생성된 응답 시트가 정상적으로 열리는지 확인합니다.
② 초록색 Google Sheets 아이콘을 누릅니다.
③ 새 스프레드시트 만들기를 선택합니다.
④ 파일 이름을 확인하고 만들기를 누릅니다.
⑤ 생성된 응답 시트가 정상적으로 열리는지 확인합니다.
💡 질문을 나중에 바꿀 계획이라면
Zapier 연결 전에 설문 질문과 순서를 먼저 확정하세요. 질문 제목을 바꾸거나 새로운 항목을 추가하면 Zapier의 이메일 매핑도 다시 확인해야 할 수 있습니다.
Zapier 연결 전에 설문 질문과 순서를 먼저 확정하세요. 질문 제목을 바꾸거나 새로운 항목을 추가하면 Zapier의 이메일 매핑도 다시 확인해야 할 수 있습니다.
테스트 응답 한 건 제출하기
Zapier가 사용할 예시 데이터를 불러올 수 있도록 직접 테스트 응답을 한 번 제출합니다.
이름
테스트 사용자
이메일
자신의 테스트 이메일 주소
문의 유형
서비스 문의
문의 내용
Zapier 자동 알림이 정상적으로 작동하는지 확인하는 테스트입니다.
테스트 사용자
이메일
자신의 테스트 이메일 주소
문의 유형
서비스 문의
문의 내용
Zapier 자동 알림이 정상적으로 작동하는지 확인하는 테스트입니다.
응답을 제출한 뒤 연결된 Google Sheets에 한 행이 추가됐는지 확인하세요.
2단계. Google Forms New Form Response 설정하기
Zapier에 로그인한 뒤 새로운 Zap을 만듭니다.
트리거 설정 순서
① Zapier 대시보드에서 Create를 누릅니다.
② Zaps 또는 Zap을 선택합니다.
③ 첫 번째 Trigger 단계에서 Google Forms를 검색합니다.
④ Trigger event로 New Form Response를 선택합니다.
⑤ Continue를 눌러 다음 단계로 이동합니다.
② Zaps 또는 Zap을 선택합니다.
③ 첫 번째 Trigger 단계에서 Google Forms를 검색합니다.
④ Trigger event로 New Form Response를 선택합니다.
⑤ Continue를 눌러 다음 단계로 이동합니다.
New Form Response는 새로운 응답이 접수됐을 때 Zap을 시작하는 트리거입니다.
Google Forms의 현재 트리거는 Instant 방식이므로 Zapier가 15분마다 확인할 때까지 기다리지 않고 새로운 응답이 제출되면 자동화를 시작할 수 있습니다.
Google Forms 계정 연결하기
Account 항목에서 Sign in 또는 Connect a new account를 누릅니다.
Google 로그인 창이 열리면 설문을 만든 계정을 선택하고 Zapier가 요청하는 접근 권한을 확인한 뒤 승인합니다.
회사나 학교의 Google Workspace 계정은 관리자가 외부 앱 연결을 제한했을 수 있습니다. 계정 연결이 차단된다면 다른 개인 계정으로 테스트하거나 조직 관리자에게 문의해야 할 수 있습니다.
자동화할 Form 선택하기
Trigger 설정에서 Form 항목을 누르고 앞에서 만든 온라인 문의 접수 양식을 선택합니다.
설문이 목록에 나타나지 않는다면 아래 내용을 확인하세요.
- Zapier에 연결한 Google 계정과 설문 소유 계정이 같은지
- Google Forms 응답이 Google Sheets에 연결됐는지
- 설문에 최소 한 건의 테스트 응답이 있는지
- 계정 연결을 새로고침하거나 다시 연결해야 하는지
트리거 테스트하기
Test trigger를 누르면 Zapier가 가장 최근에 제출된 설문 응답을 불러옵니다.
테스트 결과에 이름, 이메일, 문의 유형과 문의 내용이 모두 표시되는지 확인하세요.
항목이 비어 있거나 이전 질문 제목이 나타난다면 설문에 새로운 테스트 응답을 제출한 뒤 다시 테스트합니다.
3단계. Gmail 자동 알림 설정하기
트리거 테스트가 끝나면 두 번째 Action 단계에서 Gmail을 선택합니다.
Gmail 액션 설정 순서
① Action 단계에서 Gmail을 검색합니다.
② Action event로 Send Email을 선택합니다.
③ 이메일을 보낼 Gmail 계정을 연결합니다.
④ 받는 사람과 제목, 본문을 설정합니다.
⑤ 설문 응답 데이터를 이메일 항목에 연결합니다.
② Action event로 Send Email을 선택합니다.
③ 이메일을 보낼 Gmail 계정을 연결합니다.
④ 받는 사람과 제목, 본문을 설정합니다.
⑤ 설문 응답 데이터를 이메일 항목에 연결합니다.
담당자에게 알림 보내기
이번 실습에서는 설문 작성자가 아니라 담당자에게 새 문의 알림을 보냅니다.
| Gmail 항목 | 입력할 내용 |
|---|---|
| To | 알림받을 담당자 Gmail 주소 |
| Subject | [새 문의] 문의 유형 - 이름 |
| Body Type | Plain Text 또는 HTML |
| Body | 설문 응답 내용을 보기 좋게 정리 |
| Reply To | 설문에 입력된 문의자 이메일 |
Subject 항목에는 고정 문구와 Google Forms 응답 데이터를 함께 넣을 수 있습니다.
제목 예시
[새 문의] 문의 유형 - 이름
[새 문의] 문의 유형 - 이름
실제 설정 화면에서는 ‘문의 유형’과 ‘이름’ 부분에 Google Forms 트리거에서 가져온 동적 데이터를 선택합니다.
Gmail 본문 작성하기
Body에는 담당자가 이메일만 보고 문의 내용을 파악할 수 있도록 설문 응답을 정리합니다.
Gmail 알림 본문 예시
새로운 문의가 접수됐습니다.
이름: Google Forms의 이름 응답
이메일: Google Forms의 이메일 응답
문의 유형: Google Forms의 문의 유형 응답
문의 내용
Google Forms의 문의 내용 응답
문의자에게 답변하려면 이 이메일의 회신 주소를 확인하세요.
이름: Google Forms의 이름 응답
이메일: Google Forms의 이메일 응답
문의 유형: Google Forms의 문의 유형 응답
문의 내용
Google Forms의 문의 내용 응답
문의자에게 답변하려면 이 이메일의 회신 주소를 확인하세요.
본문에서 ‘Google Forms의 이름 응답’처럼 표시된 부분은 직접 글자로 입력하지 않습니다.
입력칸을 누른 뒤 첫 번째 Google Forms 단계에서 이름, 이메일, 문의 유형과 문의 내용 데이터를 각각 선택해야 합니다.
💡 Reply To를 설정하면 편리합니다
Reply To 항목에 문의자가 설문에 입력한 이메일을 연결하면 담당자가 알림 메일의 답장 버튼을 눌렀을 때 문의자 주소로 바로 회신할 수 있습니다.
Reply To 항목에 문의자가 설문에 입력한 이메일을 연결하면 담당자가 알림 메일의 답장 버튼을 눌렀을 때 문의자 주소로 바로 회신할 수 있습니다.
작성자에게 자동 확인 메일 보내기
담당자 알림이 아니라 설문 작성자에게 접수 확인 메일을 보내고 싶다면 To 항목에 고정된 담당자 주소 대신 설문의 이메일 응답을 연결합니다.
| 구분 | 담당자 알림 | 작성자 확인 메일 |
|---|---|---|
| To | 담당자 고정 이메일 | 설문의 이메일 응답 |
| 목적 | 새 문의를 빠르게 확인 | 접수가 완료됐다고 안내 |
| 추천 문구 | 새로운 문의가 접수됐습니다. | 문의가 정상적으로 접수됐습니다. |
무료 요금제에서는 액션을 하나만 사용할 수 있으므로 담당자 알림과 작성자 확인 메일을 한 Zap에서 동시에 보내기는 어렵습니다.
두 개의 이메일을 모두 보내려면 유료 다단계 Zap을 사용하거나 목적이 다른 Zap 두 개를 따로 만드는 방식을 검토할 수 있습니다.
4단계. 테스트하고 Zap 발행하기
Gmail 설정이 끝나면 Test step을 눌러 이메일 전송을 테스트합니다.
⚠️ 테스트 이메일이 실제로 전송됩니다
처음에는 고객이나 외부 담당자 주소가 아니라 자신의 이메일을 To에 입력하세요. 제목과 본문이 정상적으로 표시되는 것을 확인한 뒤 실제 수신자로 변경하는 것이 안전합니다.
처음에는 고객이나 외부 담당자 주소가 아니라 자신의 이메일을 To에 입력하세요. 제목과 본문이 정상적으로 표시되는 것을 확인한 뒤 실제 수신자로 변경하는 것이 안전합니다.
Gmail 받은편지함에서 아래 내용을 확인합니다.
- 제목에 문의 유형과 이름이 제대로 표시되는지
- 본문의 이름과 이메일이 바뀌어 들어가는지
- 장문의 문의 내용이 잘리지 않는지
- Reply To에 문의자 이메일이 연결됐는지
- 한글과 줄바꿈이 정상적으로 표시되는지
테스트가 정상적으로 끝났다면 Publish 또는 Turn on 버튼을 눌러 Zap을 활성화합니다.
이후 Google Forms에 새로운 응답을 제출해 실제 운영 상태에서도 Gmail 알림이 도착하는지 한 번 더 확인하세요.
무료 태스크는 얼마나 사용할까?
이번 Zap에서는 Google Forms 트리거가 새로운 응답을 감지하고 Gmail의 Send Email 액션이 한 번 실행됩니다.
트리거는 태스크를 사용하지 않고, Gmail 이메일이 성공적으로 전송될 때 1태스크가 계산됩니다.
| 월 설문 응답 수 | 예상 태스크 | 무료 사용 가능성 |
|---|---|---|
| 20건 | 약 20태스크 | 여유 있음 |
| 50건 | 약 50태스크 | 무료 범위 가능 |
| 100건 | 약 100태스크 | 월 한도 도달 |
| 100건 초과 | 100태스크 초과 | 유료 전환 검토 |
다른 Zap도 사용하고 있다면 모든 자동화가 같은 계정의 월 태스크를 함께 사용하므로 전체 사용량을 확인해야 합니다.
무료 방법과 유료 방법의 차이
| 구분 | 무료 요금제 | 유료 요금제 |
|---|---|---|
| 기본 흐름 | 설문 응답 → Gmail 1회 전송 | 여러 앱과 여러 액션 연결 |
| 월 태스크 | 100태스크 | 선택한 요금제에 따라 증가 |
| 조건 분류 | 제한적 | 필터와 Paths 활용 가능 |
| 확장 예시 | 담당자 알림 한 가지 | 담당자 알림, 시트 저장, 작성자 회신, Slack 알림 |
단순하게 새 응답을 이메일로 받는 목적이라면 무료 요금제로 충분합니다.
문의 유형에 따라 담당자를 다르게 배정하거나 AI가 내용을 요약하고, 응답자를 위한 확인 이메일까지 보내려면 유료 다단계 자동화가 편리합니다.
자주 발생하는 오류와 해결 방법
| 문제 | 해결 방법 |
|---|---|
| Form 목록에 설문이 안 보임 | 설문 소유 계정과 Zapier 연결 계정을 확인하고 응답 시트를 연결합니다. |
| 트리거 테스트 데이터가 없음 | Google Forms에 테스트 응답을 한 건 제출하고 Test trigger를 다시 실행합니다. |
| 설문 질문 항목이 비어 있음 | 모든 질문을 작성한 새로운 응답을 제출한 뒤 예시 데이터를 다시 가져옵니다. |
| 이메일에 항목명이 그대로 나옴 | 일반 텍스트가 아니라 Google Forms 단계의 동적 데이터를 선택했는지 확인합니다. |
| Gmail 이메일이 전송되지 않음 | Gmail 연결 상태와 Zap 활성화 여부, Zap History의 오류 내용을 확인합니다. |
| 수정한 응답에도 메일이 다시 옴 | New or Updated Form Response 대신 New Form Response 트리거를 사용합니다. |
| 한글 줄바꿈이 이상함 | Body Type을 Plain Text로 변경해 테스트하거나 HTML 줄바꿈 태그를 확인합니다. |
💡 오류 확인은 Zap History부터
Google Forms 트리거가 실행됐는지, Gmail 단계에서 어떤 값이 전달됐는지 확인하면 문제 범위를 빠르게 찾을 수 있습니다.
Google Forms 트리거가 실행됐는지, Gmail 단계에서 어떤 값이 전달됐는지 확인하면 문제 범위를 빠르게 찾을 수 있습니다.
Zapier Google Forms 자동화 실제 활용 사례
고객 문의 접수
홈페이지나 블로그에 Google Forms 문의 링크를 넣고 새로운 문의가 접수되면 담당자에게 이메일을 보낼 수 있습니다.
교육 및 행사 신청
교육 신청자가 들어올 때마다 운영자에게 이름과 연락처, 신청 과정을 자동으로 전달할 수 있습니다.
휴가 및 업무 요청
직원이 휴가나 장비 요청 양식을 제출하면 관리자에게 즉시 알림을 보내 확인이 늦어지는 일을 줄일 수 있습니다.
채용 지원 접수
지원자가 기본 정보를 제출하면 채용 담당자에게 지원 분야와 연락처를 이메일로 전달할 수 있습니다.
블로그 협업 신청
광고나 콘텐츠 협업 신청 양식을 만들고 새로운 제안이 들어왔을 때 운영자 이메일로 자동 알림을 받을 수 있습니다.
Google Forms Gmail 자동 알림의 장점
✅ 장점
- 새로운 설문 응답을 직접 확인하는 시간을 줄일 수 있습니다.
- 트리거와 액션 하나씩만 사용해 구조가 간단합니다.
- 이름과 문의 유형을 이메일 제목에 표시할 수 있습니다.
- 설문 응답 내용을 담당자에게 보기 좋은 형식으로 전달할 수 있습니다.
- 무료 요금제로 월 100건 이내의 소규모 자동화를 운영할 수 있습니다.
- 나중에 Slack, Google Sheets와 AI 분석 단계로 확장할 수 있습니다.
사용할 때 주의할 점
⚠️ 단점 및 주의사항
- 무료 요금제는 월 100태스크로 사용량이 제한됩니다.
- 담당자 알림과 작성자 확인 메일을 동시에 보내려면 추가 액션이 필요합니다.
- 설문 질문을 변경하면 이메일 데이터 매핑을 다시 확인해야 합니다.
- 이름과 이메일, 문의 내용 같은 개인정보가 Gmail로 전달됩니다.
- 연결한 Google 계정 권한이 해제되면 자동화가 멈출 수 있습니다.
- 중요한 문의는 Zap History와 실제 수신 결과를 주기적으로 확인해야 합니다.
Zapier Google Forms 자동화 자주 묻는 질문
Q1. Zapier 무료 버전으로 Google Forms와 Gmail을 연결할 수 있나요?
가능합니다. New Form Response 트리거 하나와 Gmail Send Email 액션 하나로 구성하면 무료 요금제의 2단계 Zap에 맞습니다.
Q2. Google Forms 응답이 들어오면 15분 뒤에 메일이 오나요?
Google Forms의 New Form Response는 Instant 트리거입니다. 정상적으로 연결됐다면 새 응답 제출 후 자동화를 바로 시작할 수 있습니다.
Q3. Google Sheets 연결은 꼭 필요한가요?
Zapier의 Google Forms 연동이 응답을 가져오려면 설문 응답을 Google Sheets에 저장하도록 연결해야 합니다.
Q4. 설문 작성자에게 자동 확인 메일을 보낼 수 있나요?
가능합니다. Gmail의 To 항목에 Google Forms의 이메일 응답을 연결하면 됩니다. 이메일 질문은 필수 항목과 이메일 형식 확인을 적용하는 것이 좋습니다.
Q5. 문의 유형별로 다른 담당자에게 보낼 수 있나요?
조건 분기 기능을 이용하면 가능합니다. 다만 Paths와 여러 단계가 필요한 구조는 유료 요금제가 필요할 수 있습니다.
마무리
Zapier로 Google Forms 새 응답을 Gmail로 보내는 자동화는 초보자도 어렵지 않게 만들 수 있습니다.
먼저 Google Forms의 응답을 Google Sheets에 연결하고 테스트 응답을 제출합니다. 그다음 Zapier에서 New Form Response를 트리거로 선택하고 Gmail의 Send Email 액션에 설문 데이터를 연결하면 됩니다.
처음에는 알림 수신자를 자신의 이메일로 설정해 제목과 본문, 회신 주소가 정상적으로 표시되는지 확인하세요.
무료 요금제에서는 이메일이 성공적으로 전송될 때마다 1태스크가 사용됩니다. 월 설문 응답이 100건 이내라면 이번 기본 구조를 무료 범위에서 운영할 수 있습니다.
자동화가 익숙해지면 문의 유형별 담당자 배정, 작성자 확인 메일, Google Sheets 기록과 AI 문의 요약 기능으로 확장할 수 있습니다.
📌 핵심 한 줄 정리
Google Forms의 New Form Response와 Gmail의 Send Email을 연결하면 새로운 설문 응답이 들어올 때마다 담당자에게 자동 알림을 보낼 수 있습니다.
